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Operations Director (geschlossen / Closed)

  • Full Time
  • Berlin
  • Applications have closed.
International Civil Society Centre

Position: Operations Director

Starting date | Eintrittsdatum: As soon as possible | So bald wie möglich

How to apply | Bewerbung: Please submit your complete application (motivation letter, CV, relevant certificates and references) together with your earliest possible starting date and salary expectations as single pdf through our online form below. | Bitte laden Sie Ihre vollständigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen) als eine PDF-Datei bis zum 20. Januar 2019 über unser Onlineformular hoch.

Application Deadline | Bewerbungsfrist: 20 January 2019

Die deutschsprachige Ausschreibung finden Sie unten.

The Centre

The International Civil Society Centre helps international civil society organisations (ICSOs) maximise their impact for a sustainable and more equitable world.

The Centre works with ICSOs to successfully navigate change. We scan the horizon for opportunities and threats; enable learning and cooperation among ICSOs and their stakeholders; support ICSOs in developing effective leadership; and promote robust accountability to strengthen ICSOs’ legitimacy. The Centre is a not-for-profit organisation fully owned by the organisations it serves, including some of the most influential ICSOs such as Oxfam, Transparency International, SOS Children’s Villages or Amnesty International. We strive to set high standards in management, governance and strategy for ICSOs and the wider sector.

The Centre is currently looking for an Operations Director to join the team as soon as possible.

The newly created role of Operations Director offers the opportunity to actively co-shape the next phase of an ambitious and dynamic organisation. In October 2018, the Centre’s Board has approved a new strategy to strengthen the role as a platform and cooperation partner for international ICSOs. A special focus will be on increasing innovation and cooperation around political challenges over the next few years.

To implement and operationalise these goals, we are looking for an experienced Executive with a passion to shape and continuously develop a growing organisation.

The Operations Director will be part of the Executive Management Team and reports directly to the Executive Director.

Responsibilities

The Operations Director will lead and oversee all aspects of the Centre’s administration, finances, HR and IT. This includes the following tasks and responsibilities:

  • Budget planning and controlling as well as the full financial oversight of the entire organisation, including power of attorney (Prokura)
  • Reporting to shareholders and other stakeholders on the financial status of the organisation, including the preparation of annual accounts and audits in close cooperation with the external bookkeeper and tax advisor
  • Cooperation with the Centre’s Finance Committee and coordination of the preparation and follow-up of Board and Shareholder Meetings; participation at all governance meetings of the Centre
  • Staff planning and HR administration in close cooperation with the external payroll office and legal advisor
  • Development and implementation of staff development and retention offers
  • Continuous review, update and development of internal processes, procedures and administrative flows
  • Oversight of data security and protection measures in close cooperation with the internal data security officer
  • Managing and leading about four administrative and financial staff members
  • Strategy planning and implementation for all operational aspects of the Centre
  • Leading of strategic projects as assigned by the Executive Director

Requirements

We are looking for a motivated team members with the following profile:

  • Relevant university degree and 5+ years of professional experience in a similar position with a thorough understanding of the German tax and legislative regulations for non-profit organisations
  • Strong management and leadership experience in the non-for profit sector, ideally within an internationally operating organisation
  • Strong team leadership skills and experience in developing the potential and strengths of staff members
  • High level of ownership for the assigned areas of work with a high level of reliability and resilience to work in a fast-paced environment
  • Strategic and analytical thinking with a strong focus on solutions and efficient implementation of decisions
  • A proven track-record in planning and coordinating complex processes
  • Very strong communication skills in written and spoken German and English
  • Some experience or the willingness to develop an understanding of the strategic aspects of IT systems such as databases, Office 365 and Office products

We Offer

  • Direct cooperation with the leadership of some of the most influential ICSOs
  • Being part of a small Executive Management Team shaping the future of the Centre
  • The opportunity to shape and lead the Centre’s operations with a high level of responsibility and room for change
  • Being part of an international, ambitious team that is keen to drive the further development of the Centre
  • An unlimited full-time contract (40hrs/week) after a six-months’ probation period
  • Flexible working hours, including home office
  • 30 holidays p.a.

Your Application

Please submit your complete application (motivation letter, CV, relevant certificates and references) together with your earliest possible starting date and salary expectations as one pdf through our online form until 20 January 2019.

Interviews are likely to take place in the week of 4 February 2019. We will regularly screen applications and invite potential candidates for interviews on a rolling basis.

We are looking forward to your application!

Über das Centre

Das International Civil Society Centre unterstützt weltweit führende zivilgesellschaftliche Organisationen (ICSOs) dabei, sich wirkungsvoll und nachhaltig für eine gerechte und nachhaltige Welt einzusetzen.

Internationale Partnerorganisationen sind z.B. Amnesty International, Oxfam, SOS Kinderdörfer oder Transparency International. Das Centre analysiert wichtige globale Veränderungen und hilft den Organisationen, sich erfolgreich darauf einzustellen. Dafür bieten wir eine Plattform, um voneinander zu lernen und sich auszutauschen. Wir unterstützen die Organisationen bei der Entwicklung ihrer Führungskompetenzen und setzen uns für hohe Transparenzmaßstäbe ein. Das Centre wurde 2007 gegründet und ist eine gemeinnützige gGmbH, die 15 der größten ICSOs als Gesellschafter hat und damit vollständig von ICSOs getragen wird. Es strebt die Einhaltung hoher Standards im Bereich der Organisationsführung, Führungsstruktur und Strategieentwicklung an.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt sucht das Centre eine/n Operations Director.

Die Rolle als Operations Director bietet die Möglichkeit, eine ambitionierte und dynamische Organisation in einer spannenden Phase ihrer Entwicklung aktiv mitzugestalten. Im Oktober 2018 hat der Vorstand eine neue Strategie verabschiedet, um die Rolle des Centres als Plattform und Kollaborationspartner für weltweit tätige ICSOs zu stärken und weiterzuentwickeln. Gezielt wird deren Innovationsfähigkeit und die verbesserte Zusammenarbeit auch in politischen Aspekten gefördert werden. Für die Umsetzung dieser Ziele suchen wir eine/n erfahrene/n Operations Director mit einem hohen Maß an Gestaltungswillen und Spaß an der kontinuierlichen Weiterentwicklung einer wachsenden Organisation.

Der/die Operations Director ist Teil der Geschäftsleitung (Executive Management Team) und berichtet direkt an den Geschäftsführer.

Ihre zukünftigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Sie übernehmen die Gesamtverantwortung für die Bereiche Finanzen, Personal, Verwaltung und IT. Dies schließt unter anderem ein:

  • Budgetplanung, -controlling und –steuerung sowie Finanzverwaltung für die Gesamtorganisation, inklusive Prokura
  • Regelmäßige Berichterstattung an die Gesellschafter und andere Stakeholder zur Finanzlage; inklusive der Erstellung von Jahresabschlüssen und Audits in enger Abstimmung mit dem externen Buchhaltungs- und Steuerbüro
  • Zusammenarbeit mit dem Finanzkommittee des Vorstandes und koordinierende Verantwortung für die Vor- und Nachbereitung, sowie Teilnahme an den Vorstands- und Gesellschaftersitzungen,
  • Personalplanung und –verwaltung in Abstimmung mit dem Lohnbuchhaltungsbüro
  • Konzeption und Umsetzung von Personalentwicklungsstrategien und -angeboten
  • Kontinuierliche Weiterentwicklung und –verbesserung von internen Prozessen und Verwaltungsabläufen
  • Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten Datensicherheitsstandard in Zusammenarbeit mit dem internen Datenschutzbeauftragten
  • Leitung des vierköpfigen Verwaltungsteams
  • Strategieplanung, -umsetzung und –steuerung insbesondere in den eigenen Verantwortungsbereichen
  • Leitung von strategischen Projekten in Absprache mit dem Geschäftsführer

Ihr Profil

  • Sie haben einen relevanten Universitätsabschluss (z.B. BWL, VWL, Verwaltungswissenschaften) und verfügen über mehrjährige Arbeitserfahrung in einer vergleichbaren Position
  • Sie haben Management-, Projektplanungs- und Führungserfahrung im gemeinnützigen Sektor, idealerweise bei einer international tätigen Organisation
  • Sie haben mehrjährige Erfahrung in der Führung von Teams und Mitarbeitern und haben Spaß an der Weiterentwicklung von Potenzialen und Stärken Ihres Teams
  • Sie haben ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Belastbarkeit
  • Sie verfügen über ausgeprägtes strategisches und analytisches Denken und sind in der Lage Entscheidungen effizient und pragmatisch umzusetzen
  • Sie haben bereits in der Vergangenheit Ihre hohe Kompetenz in der Planung und Umsetzung von komplexen Prozessen bewiesen
  • Sie haben Spaß an den Herausforderungen eines dynamischen, internationalen Arbeitsumfeldes
  • Sie haben verhandlungssichere Englischkenntnisse in Schrift und Wort
  • Wir freuen uns, wenn Sie ein Grundverständnis von IT-Systemen (z.B. CRM-Datenbanken, Office 365) haben oder die Bereitschaft mitbringen, sich n strategische Aspekte von IT-System einzuarbeiten.

Wir bieten

  • Direkte Zusammenarbeit mit einigen der größten internationalen ICSOs
  • Die Mitarbeit in einem kleinen Leitungsteam, welches gemeinsam die Zukunft des Centres gestalten will
  • Großen Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortlichkeit in den Bereichen Finanzen, Personal, Verwaltung und IT
  • Die Arbeit in einem internationalen, ehrgeizigen Team, das gemeinsam das Centre weiterentwickeln will
  • Eine unbefristete Vollzeitstelle (40Std/Woche) nach einer sechsmonatigen Probezeit
  • Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten, inklusive Home Office
  • 30 Urlaubstage

Ihre Bewerbung

Bitte laden Sie Ihre vollständigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen) als eine PDF-Datei bis zum 20. Januar 2019 über unser Onlineformular hoch.

Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich in der Woche ab dem 4. Februar statt. Wir behalten uns vor, erste Gespräche bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu führen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.