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Kaufmännische Assistenz (w/m/d)

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  • Berlin
International Civil Society Centre

Position: Kaufmännische Assistenz (w/m/d)

Eintrittsdatum: sofort

Bewerbung: Ihre Bewerbung mit kurzem Anschreiben und Lebenslauf reichen Sie bitte über “Apply for this job“ als PDF-Dokument unter Angabe Ihres Namens und der Referenz „Kaufmännische Assistenz“ ein. Bitte geben Sie auch Ihr mögliches Eintrittsdatum und die gewünschte Anzahl der Wochenstunden an.

Das Centre

Das International Civil Society Centre unterstützt weltweit führende zivilgesellschaftliche Organisationen (ICSOs) dabei, sich wirkungsvoll und nachhaltig für eine gerechtere Welt  einzusetzen. Partnerorganisationen sind z.B. Amnesty International, Oxfam, SOS Kinderdörfer oder Transparency International. Das Centre analysiert wichtige globale Veränderungen und hilft den Organisationen, sich erfolgreich darauf einzustellen. Dafür bieten wir eine Plattform, um voneinander zu lernen und sich auszutauschen. Wir unterstützen die Organisationen bei der Entwicklung ihrer Führungskompetenzen und setzen uns für hohe Transparenzmaßstäbe ein. Das Centre wurde 2007 gegründet und ist eine gemeinnützige Gesellschaft, die 15 der größten ICSOs als Gesellschafter hat und damit vollständig von ICSOs getragen wird. Es strebt die Einhaltung hoher Standards im Bereich der Unternehmensführung, Führungsstruktur und Strategieentwicklung an.

Ihre zukünftigen Aufgaben

Sie sind Teil des dreiköpfigen Front-Office-Teams, das die administrativen Abläufe in unserem Büro unterstützt. Ihr Arbeitsschwerpunkt liegt auf der Assistenz im Finanzbereich, außerdem übernehmen Sie auch Aufgaben in der Büroverwaltung. Im Detail erwarten Sie folgende Tätigkeiten:

  • Sie unterstützen die Finanzmanagerin bei ihrer täglichen Arbeit. In Zusammenarbeit mit ihr und den Projektmanager*innen verwalten
  • Sie Budgets und Fördermittel für unsere Projekte. Außerdem bearbeiten Sie Rechnungen, betreiben Datenbankpflege und Ablage.
  • Sie wirken an der Erstellung von Quartals- und Jahresabschlüssen mit und kommunizieren mit Dienstleistern wie unserer externen Buchhaltung oder unserer Hausbank.
  • Sie arbeiten dem Management-Team aus Geschäftsführung und Programmdirektion bei organisatorischen Fragen wie Reisebuchungen, Terminfindung und in der Kommunikation zu.
  • Sie übernehmen die Hauptverantwortung für die interne Kommunikation, beispielsweise unseren Büronewsletter und die Organisation des monatlichen Teamfrühstücks, und für die Bestellung von Büromaterialien.
  • Sie pflegen interne Handbücher und Richtlinien und sorgen im Austausch mit externen Dienstleistern wie der Hausverwaltung für einen angenehmen Büroalltag.

Ihr Profil

  • Sie haben eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen oder verfügen über gleichwertige Erfahrungen.
  • Sie konnten bereits Berufserfahrung im Bereich Finanzwesen und Büroverwaltung sammeln, idealerweise bei einer gemeinnützigen Organisation.
  • Sie besitzen organisatorisches Talent und arbeiten auch unter Zeitdruck sorgfältig. Ihre Kolleginnen halten Sie zuverlässig über relevante Themen auf dem Laufenden.
  • Sie übernehmen gerne Verantwortung und haben Spaß am eigenständigen Arbeiten. Dabei entwickeln Sie auch eigene Ideen zur Verbesserung von Arbeitsabläufen und stehen Veränderungen aufgeschlossen gegenüber.
  • Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office und wünschenswerterweise erste Erfahrungen mit DATEV.
  • Sie beherrschen Deutsch auf muttersprachlichem Niveau. Außerdem sprechen und schreiben Sie flüssig Englisch, um eine reibungslose interne Kommunikation zu ermöglichen.

Wir bieten

  • Die Möglichkeit, Teil einer internationalen, dynamischen und ehrgeizigen Organisation zu sein, die die weltgrößten ICSOs unterstützt
  • Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten
  • Arbeit in einem jungen, hochmotivierten Team mit freundschaftlicher Arbeitsatmosphäre und regelmäßigen gemeinsamen Events
  • Die Chance, Strukturen selbst mitzugestalten und die eigene Kreativität einzubringen sowie ein Arbeitsumfeld, das offen für Veränderungen ist
  • Einen tiefen Einblick in das Management und die Finanzverwaltung einer kleinen Non-Profit-Organisation
  • Einen zunächst auf zwei Jahre befristeten Vertrag mit einer sechsmonatigen Probezeit, dessen Verlängerung angestrebt wird
  • 26 Urlaubstage sowie Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr

Wenn Sie Lust auf diese sinnstiftende Aufgabe haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben und Lebenslauf) mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung, Ihrer gewünschten Stundenzahl und Ihres möglichen Starttermins über unser Online-Formular (sehen Sie bitte unten) hoch. Fassen Sie bitte alle Unterlagen in einem PDF-Dokument zusammen und geben Ihren Namen und den Stellentitel „Kaufmännische Assistenz“ im Titel an.

Upload your CV/resume or any other relevant file. Max. file size: 8 MB.